Adendo de Processamento de Dados

1. Papéis

O Cliente decide quais dados pessoais dos seus membros e clientes entram no seu espaço de trabalho e para quê. O Cliente é o controlador desses dados (“Dados Pessoais do Cliente”). O Ordre trata os Dados Pessoais do Cliente apenas para fornecer o Ordre ao Cliente, como operador (um “service provider” pelas leis estaduais dos EUA).

O Ordre é controlador independente dos seus próprios dados de conta, cobrança, segurança e análise de uso, conforme descrito na Política de Privacidade.

2. Instruções

O Ordre trata os Dados Pessoais do Cliente apenas conforme as instruções documentadas do Cliente. Os Termos, a configuração do espaço de trabalho pelo Cliente e as ações feitas no painel são essas instruções. O Ordre não venderá os Dados Pessoais do Cliente, não os usará para fins próprios nem os combinará com dados de outras fontes, exceto no necessário para prestar o serviço. Se o Ordre entender que uma instrução viola a lei de proteção de dados, avisará o Cliente.

3. Responsabilidades do Cliente

O Cliente é responsável por ter uma base legal, e os avisos ou consentimentos necessários, para fornecer ao Ordre os dados dos seus clientes e contatá-los pelo Ordre. O Cliente não colocará dados sensíveis ou de categoria especial nos quadros, como informações de saúde, números de cartão de pagamento ou de documentos oficiais.

4. Confidencialidade

Quem no Ordre pode acessar os Dados Pessoais do Cliente tem dever de confidencialidade e só os acessa no necessário para suporte, segurança ou operação.

5. Segurança

O Ordre mantém as medidas técnicas e organizacionais do Anexo 2 e pode aprimorá-las com o tempo, sem reduzir a proteção geral que oferecem.

6. Suboperadores

O Cliente autoriza o Ordre a usar os suboperadores da página de suboperadores. O Ordre vincula cada um a termos de proteção de dados pelo menos tão protetivos quanto este Adendo e continua responsável pelo trabalho deles.

O Ordre avisará com pelo menos 15 dias de antecedência antes de adicionar ou substituir um suboperador, atualizando aquela página e enviando e-mail aos proprietários que pediram notificações. O Cliente pode se opor nesse prazo por motivos razoáveis de proteção de dados. Se não conseguirmos resolver a objeção, o Cliente pode encerrar seu espaço de trabalho e receber o reembolso proporcional de valores pagos antecipadamente pelo período não usado.

7. Apoio ao Cliente

O Ordre vai:

• encaminhar ao Cliente qualquer pedido de um titular sobre os Dados Pessoais do Cliente, sem responder diretamente, a menos que o Cliente peça;
• dar ao Cliente ajuda razoável, principalmente por recursos do painel, para atender pedidos de acesso, correção, exclusão e portabilidade;
• dar ajuda razoável em relatórios de impacto e consultas de autoridades, com as informações que o Ordre tiver.

8. Incidentes de segurança

Se o Ordre tomar conhecimento de um incidente que afete os Dados Pessoais do Cliente, avisará o Cliente sem demora injustificada e em até 72 horas, com as informações que tiver sobre a natureza do incidente, os dados e as pessoas afetadas, as consequências prováveis e as medidas adotadas. O Ordre atualizará o Cliente conforme souber mais. Avisar os titulares ou as autoridades é decisão do Cliente, e o Ordre ajudará.

9. Transferências internacionais

Os Dados Pessoais do Cliente são tratados no Brasil e nos países onde os suboperadores do Ordre atuam, principalmente os Estados Unidos. Quando uma transferência exigir um mecanismo legal, como as cláusulas-padrão contratuais da ANPD ou as Standard Contractual Clauses da União Europeia, o Ordre se apoia nas que seus suboperadores oferecem, e as partes concordam em adotar qualquer outro mecanismo necessário.

10. Exclusão e devolução

O Cliente pode exportar ou excluir quadros no painel a qualquer momento. Quando um espaço de trabalho é encerrado, o Ordre exclui os Dados Pessoais do Cliente após o período de carência de 30 dias, exceto quando a lei exigir que alguns dados sejam mantidos. Backups são sobrescritos no ciclo normal e só são restaurados para recuperação de desastres.

11. Auditorias

Mediante pedido por escrito, no máximo uma vez por ano, o Ordre responderá a perguntas razoáveis sobre o cumprimento deste Adendo e fornecerá documentos relevantes, como as certificações de segurança dos seus suboperadores. Qualquer auditoria presencial exige acordo sobre escopo, prazo e custo.

12. Responsabilidade e vigência

A responsabilidade de cada parte por este Adendo segue os limites dos Termos. Este Adendo vale enquanto o Ordre tratar Dados Pessoais do Cliente.

Anexo 1: Detalhes do tratamento

Anexo 2: Medidas de segurança

• Criptografia: TLS em todo o tráfego; dados criptografados em repouso pelos provedores de banco de dados e de armazenamento.
• Controle de acesso: o banco de dados só é acessível pela API do Ordre; o acesso à produção é restrito ao operador do Ordre, com autenticação multifator nas contas dos provedores.
• Autenticação: senhas guardadas como hash, login por sessão, limitação de requisições e proteção contra CSRF; uma pessoa por conta.
• Quadros de clientes: tokens de quadro impossíveis de adivinhar; campos sensíveis ocultos até que quem está vendo confirme um contato cadastrado; valores de verificação digitados não são guardados.
• Uploads: fotos enviadas direto ao armazenamento de objetos por URLs assinadas de curta duração.
• Logs: logs estruturados com segredos e credenciais removidos; monitoramento de erros e alertas de disponibilidade.
• Resiliência: backups gerenciados do banco de dados e recuperação para um ponto no tempo pelo provedor do banco.
• Desenvolvimento: ambientes de homologação e produção separados; atualização de dependências e revisão de código antes de cada publicação.